Inventaire et récolement des collections

Présentation du pôle Inventaire et récolement des collections

Au sein du département de la programmation de la direction de la conservation des monuments et des collections, le pôle inventaire et récolement des collections est chargé d’établir le statut de propriété des biens culturels, d’étudier, d’inventorier, de récoler, de gérer et de diffuser les collections.

Il travaille en collaboration avec différents interlocuteurs : centres d’archives, musées, collectivités territoriales, CRMH, CRDOA, OCBC…

Il est actuellement composé de six agents (un chef de pôle, 4 chargés d’inventaire, une régisseur des oeuvres).

 Inventaire des collections à la Villa Kérylos © Photo Pôle inventaire et récolement des collections / Centre des monuments nationaux

Les missions :

Depuis 2000, le Ministère de la Culture et de la Communication (SP/SDMHEP-BCPMI) a chargé le Centre des monuments nationaux de la réalisation de l’inventaire des collections conservées au sein des monuments appartenant à l’Etat.

Pour piloter au niveau national les missions d’inventaire, un service dédié à l’inventaire et au récolement des collections a été créé le 27 octobre 2005.

Aujourd’hui, sur l’ensemble des monuments, 76 sont considérés comme conservant des collections, soit près de 115 878 biens culturels dont 7 600 sont classés au titre des Monuments historiques.

Les collections sont constituées d’objets relevant des beaux-arts, de l’archéologie, des arts et traditions populaires, d’art contemporain, de l’ethnologie, de la numismatique, de bibliothèques, d’archives…

Prise de dimensions d’une tasse en porcelaine © Photo Pôle inventaire et récolement des collections / Centre des monuments nationaux

Les objectifs :

·         Décrire, indexer, cataloguer, étudier et documenter les collections,

·         réaliser le récolement des dépôts,

·         gérer le mouvement des œuvres,

·         participer à leur mise en valeur,

·         répertorier et gérer les vols et non vus,

·         réaliser les reversements dans la base de données nationale « Palissy » selon les normes du Système descriptif des objets mobiliers des collections protégées au titre des Monuments historiques,

·         effectuer les reversements dans la base de données de la Commission de récolement des dépôts d’objets d’art (CRDOA),

·         diffuser auprès du public, des professionnels et des chercheurs les notices d’œuvres dans le respect des règles de confidentialité. 

Numéro d’inventaire au revers d’une palme de l’Arc de Triomphe © Photo Pôle inventaire et récolement des collections / Centre des monuments nationaux

Présentation de la méthodologie de l’Inventaire

Les biens susceptibles d’être enregistrés à l’inventaire sont les biens présentant un intérêt historique ou esthétique. Ainsi, selon l’article L.2112-1 du Code général de la propriété des personnes publiques « les biens culturels font partie du domaine public mobilier de la personne publique propriétaire des biens présentant un intérêt public du point de vue de l’histoire, de l’art, de l’archéologie, de la science ou de la technique. »

Afin de connaître et gérer les collections, le pôle mène des campagnes pluriannuelles d’inventaire et de récolement in situ selon une programmation annuelle fixée au sein de la DCMC.

Parallèlement des recherches historiques et iconographiques sont effectuées afin d’apporter une meilleure connaissance du bien culturel (statut juridique, attribution d’un auteur, matériaux et usage…).

Le travail de l’inventaire consiste à recenser les biens culturels afin de les connaître et les identifier, diffuser leur connaissance et en conserver la mémoire. Est pris en compte l’ensemble des biens culturels car c’est l’intérêt patrimonial qui guide cette démarche et non pas la seule valeur artistique.

La plupart des biens conservés dans les monuments sont des biens relevant de la domanialité publique et sont à ce titre inaliénables et imprescriptibles.

Identification des autels votifs à l’Hôtel de Sade © Colombe Clier / Centre des monuments nationaux

Le monument fait l’objet d’une campagne d’inventaire :

-          Pour réaliser le pré-inventaire, les recherches documentaires et archivistiques préalables sont réalisées par le chargé d’inventaire notamment pour collecter des inventaires anciens, dossiers de restauration, etc., et établir le statut juridique des collections,

-          L’inventaire d’un bien culturel (bien meuble exclusivement) est l’action de le décrire précisément (constitution, fonction, relevé des marquages, prise de dimensions, localisation, prise de vues), selon le système descriptif national des objets mobiliers et le thesaurus Palissy, qu’il soit présenté ou conservé en réserve. Tous les biens sont ainsi inventoriés, ceux appartenant au CMN, à l’Etat ou d’autres institutions en dépôt. L’inventaire in situ est dressé en collaboration avec l’administrateur qui donne accès aux documents et à toutes les salles du monument.

-          Les données et images recueillies pour chaque bien sont enregistrées sur chaque notice dans la base de données d’inventaire et de gestion Collectio, tout comme les corrections et compléments à ces fiches.

-          L’inventaire achevé, un registre d’inventaire est édité et contrôlé/paraphé. Un exemplaire est transmis à l’administrateur et un autre est déposé à la Médiathèque de l’Architecture et du Patrimoine.

-          Toute acquisition ou découverte fortuite viendra compléter cet inventaire, après paraphe, tant au CMN qu’à la Médiathèque de l’Architecture et du Patrimoine.

-          Toute nouvelle localisation d’un bien culturel sera enregistrée dans la base Collectio, chaque bien culturel restant attaché à son monument d’origine.

 Inventaire des collections de la maison des Jardies dressé en 1895 © Photo Domaine national de Saint-Cloud / Centre des monuments nationaux

Le monument fait l’objet d’un récolement de l’inventaire :

Conduit par le pôle de l’inventaire et du récolement des collections à partir des inventaires anciens, le récolement consiste à vérifier la présence, la localisation et l’état de conservation des biens culturels dans les monuments dans lesquels ils sont soit affectés, soit déposés ou encore relevant d’une décision de changement de lieu de présentation. Il est mené à un rythme décennal suivant une campagne de pointage des biens culturels avec leur nouvelle localisation réalisée par le chargé d’inventaire.

Le monument fait l’objet d’un récolement des dépôts :

Le récolement est mené in situ à la demande des institutions déposantes et de la Commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art. Il a pour but de localiser les biens culturels et de dresser un constat d’état de conservation. Le post-récolement a pour but de régulariser par voie d’arrêté ou de convention de dépôt leur situation administrative. Si des biens culturels n’ont pas été vus lors du récolement un dépôt de plainte devra être effectué par le CMN.

Le monument fait l’objet d’un inventaire scientifique :

L’inventaire administratif étant clos et validé, un travail approfondi de recherche en archives est mené par le chargé d’inventaire sur les biens culturels pour en déterminer plus finement les attributions, l’historique, les techniques et matériaux, les notices comparatives, etc. Il peut être fait appel à des experts dans d’autres institutions. Cet inventaire reste pour l’instant exceptionnel, par manque de temps, il a pu être réalisé toutefois pour le château de Champs-sur-Marne ou les appartements de la duchesse à l’Hôtel de Sully.

Le travail d’inventaire aboutit à une sélection de biens culturels pouvant être classés au titre des Monuments historiques, s’ils présentent « au point de vue de l’histoire, de l’art, de la science ou de la technique un intérêt public. ». Une collaboration est alors menée avec la DRAC concernée afin d’élaborer le dossier de classement, comme pour la villa Cavrois.

 Inventaire du lapidaire au château de Coucy © Photo Pôle inventaire et récolement des collections  CMN

Le mouvement des œuvres 

L’ensemble de ces mouvements sera impérativement enregistré dans les champs de localisation sur la base d’inventaire et de gestion des collections « Collectio ».

Ces mouvements concernent :

-          les acquisitions ;

-          les restaurations ;

-          les travaux sur le bâti ;

-          les fins de dépôt ;

-          la gestion des réserves :

-          les changements de lieu de présentation dans le monument et inter-monuments.

Les transports s’effectuent avec l’aide de transporteurs spécialisés, que ce soit en interne ou en externe. Ces transporteurs ne peuvent être choisis que parmi ceux retenus dans l’accord-cadre transport d’œuvres d’art. Une assurance transport d’œuvres d’art est contractée pour chaque mouvement externe à l’édifice.

Un constat d’état et un bon de remise et d’enlèvement à l’aller et au retour doivent être rédigés systématiquement.

Conditionnement des tapisseries au Palais du Tau © Photo Pôle inventaire et récolement des collections / Centre des monuments nationaux

Les moyens techniques : la base de données d’inventaire et de gestion des collections « COLLECTIO »

La base générale d’inventaire du CMN, Collectio a été mise en place à partir du logiciel Access 97 de Microsoft, à la suite de réflexions engagées en 2002. Ce système étant devenu obsolète un nouveau support informatique a été recherché.

Avec le logiciel The museum system (TMS) de la société CIT, la base Collectio se voit dotée en 2013 d’un véritable outil d’inventaire et de gestion des collections permettant l’alimentation et l’interrogation des bases d’informations à distance ainsi que la mise en place d’une interface de consultation pour le public à l’avenir.

Il s’agit de fournir au pôle de l’inventaire et du récolement des collections, comme à l’ensemble des agents CMN, un système d’information pérenne et cohérent permettant la connaissance des inventaires, la gestion et la conservation des biens culturels en collaboration avec les monuments par le biais d’interlocuteurs privilégiés via, à terme, un portail intranet et internet pour différents profils de consultation.

Il permet de regrouper et de compléter les inventaires mobiliers qui sont saisis après inventaire ou récolement in situ des collections, soit près de 51 000 biens culturels.

Tous les monuments gérés par l’établissement n’apparaissent pas encore dans la base Collectio et seront traités selon un plan pluriannuel. D’autres sont représentés par une partie seulement de leurs collections, le travail de saisie et de validation dans la base étant en cours.

L’inventaire scientifique interviendra dans un second temps. Aussi certaines données peuvent être lacunaires et des clichés manquants. En effet, leurs inventaires ou récolements restent encore à effectuer suivant la programmation des campagnes d’inventaire 2016-2025.

La base de données d’inventaire Collectio sera accessible au public et aux chercheurs dans un avenir proche. En attendant un site consacré aux tapisseries permettra déjà en 2017 de mieux connaître ces collections. 

Mise en caisse d’une pendule à l’Hôtel de la Marine © Photo Pôle inventaire et récolement des collections / Centre des monuments nationaux